Interim Payroll
Internationale Payroll-Strukturen für die EMEA-Region bei TecAlliance GmbH
Unternhemen
TecAlliance GmbH
Branche
IT-Services
Einleitung
Als Interim Payroll Specialist unterstütze ich die TecAlliance GmbH in einer Phase starken Unternehmenswachstums und personeller Veränderungen. Aufgrund des kurzfristigen Ausfalls eines Payroll-Spezialisten übernahm ich die Verantwortung für die Sicherstellung der Entgeltabrechnung in der EMEA-Region. Ziel war es, den laufenden Payroll-Betrieb zu stabilisieren, fehlende Prozesse aufzubauen und eine verlässliche Zusammenarbeit mit den internationalen Payroll-Providern zu etablieren.
Ausgangssituation
Durch das schnelle Wachstum des Unternehmens und die Kündigung eines Mitarbeiters im Payroll-Bereich fehlten wichtige Ressourcen und etabliertes Prozesswissen. Dokumentierte Abläufe waren kaum vorhanden und für viele Fragestellungen standen keine festen Ansprechpartner zur Verfügung. Gleichzeitig musste die termingerechte und rechtskonforme Entgeltabrechnung in mehreren Ländern ohne Unterbrechung sichergestellt werden.
Zum Verantwortungsbereich gehörten die Payroll-Prozesse für zwei deutsche Gesellschaften sowie die Länder Polen, Italien, Frankreich, Großbritannien, Niederlande, Vereinigte Arabische Emirate, Südafrika und Marokko. Unterschiedliche gesetzliche Rahmenbedingungen, verschiedene externe Payroll-Provider und internationale Abstimmungsprozesse erhöhten die Komplexität zusätzlich.
Lösung
Ich übernahm die operative Verantwortung für die internationale Payroll und etablierte schrittweise transparente und standardisierte Arbeitsabläufe.
Zu meinen Aufgaben gehörten unter anderem:
- Sicherstellung der termingerechten und rechtskonformen Payroll für mehrere EMEA-Länder
- Steuerung und Koordination der Zusammenarbeit mit internationalen Payroll-Dienstleistern
- Einführung und Dokumentation fehlender Payroll-Prozesse und Verantwortlichkeiten
- Pflege und Qualitätssicherung von Mitarbeiter- und Abrechnungsdaten in DATEV und Papaya
- Prüfung von Sonderzahlungen, Gehaltsänderungen und variablen Vergütungsbestandteilen
- Unterstützung der HR- und Finance-Teams bei abrechnungsrelevanten Fragestellungen
- Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften zu Payroll-, Steuer- und Sozialversicherungsthemen
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorgaben in allen betreuten Ländern
Ergebnis
Durch die Einführung klarer Prozesse und definierter Verantwortlichkeiten konnte die internationale Payroll nachhaltig stabilisiert und zuverlässig sichergestellt werden. Die Zusammenarbeit mit den externen Payroll-Providern wurde strukturiert, Abstimmungswege verkürzt und die Transparenz innerhalb der Payroll-Prozesse deutlich verbessert.
Trotz der anspruchsvollen Rahmenbedingungen gelang es, die Entgeltabrechnung für mehrere Länder kontinuierlich und termingerecht sicherzustellen. Das langfristige Vertrauen des Kunden spiegelt sich darin wider, dass ich das Unternehmen bis heute im Rahmen des Projekts unterstütze und weiterhin einen wesentlichen Beitrag zur Stabilität und Weiterentwicklung der internationalen Payroll leiste.