Interim Payroll
Unterstützung der Payroll-Organisation während einer Transformations-Phase bei der Aptean Germany GmbH
Unternhemen
Aptean Germany GmbH
Branche
IT & Personaldienstleistung
Einleitung
Als Interim Payroll Specialist unterstützte ich die Aptean Germany GmbH in einer Phase personeller Engpässe und organisatorischer Veränderungen. Ziel des Einsatzes war die Sicherstellung der vorbereitenden Entgeltabrechnung, die Begleitung der Integration neuer Gesellschaften sowie die Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit dem externen Payroll-Dienstleister. Das Unternehmen befand sich dabei in einer strategischen Entscheidungsphase hinsichtlich der zukünftigen Ausrichtung seiner Payroll-Organisation.
Ausgangssituation
Aufgrund personeller Engpässe setzte das Unternehmen bereits auf externe Unterstützung, um die operativen Payroll-Prozesse aufrechtzuerhalten. Gleichzeitig war die Zusammenarbeit mit dem externen Payroll-Dienstleister durch Abstimmungsprobleme und unterschiedliche Erwartungen geprägt, was den administrativen Aufwand erhöhte und Entscheidungen erschwerte.
Parallel dazu wurden neue Gesellschaften in die bestehende Organisation integriert. Die daraus resultierenden System- und Prozessanpassungen sowie die Frage, ob die Entgeltabrechnung künftig weiterhin extern oder wieder intern durchgeführt werden sollte, machten eine strukturierte Unterstützung im Tagesgeschäft erforderlich. Die Zusammenarbeit erfolgte dabei in einem international geprägten Unternehmensumfeld unter amerikanischer Führung.
Lösung
Ich unterstützte das HR-Team bei der Sicherstellung der vorbereitenden Entgeltabrechnung und trug dazu bei, die Zusammenarbeit zwischen den internen Fachbereichen und dem externen Payroll-Dienstleister effizient zu koordinieren.
Zu meinen Aufgaben gehörten unter anderem:
- Durchführung der vorbereitenden Entgeltabrechnung
- Unterstützung bei der Integration neuer Gesellschaften und der damit verbundenen Systemmigrationen
- Betreuung und Abstimmung mit dem externen Payroll-Dienstleister
- Enge Zusammenarbeit mit den HR Business Partnern
- Pflege und Nachverfolgung sämtlicher abrechnungsrelevanter Personaländerungen
- Erstellung und Bereitstellung von Daten für Reporting, Monatsabschlüsse und gesetzliche Prüfungen
- Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen sowie Erstellung von Bescheinigungen
Ergebnis
Durch meinen kurzfristigen Einsatz konnte die operative Payroll trotz personeller Engpässe zuverlässig unterstützt und die Zusammenarbeit mit dem externen Payroll-Dienstleister strukturiert begleitet werden. Die Integration neuer Gesellschaften wurde im Tagesgeschäft abgesichert und die beteiligten Fachbereiche im laufenden Transformationsprozess entlastet.
Das Projekt verdeutlicht meine Fähigkeit, mich innerhalb kürzester Zeit in bestehende Strukturen einzuarbeiten, auch in international geprägten Unternehmensumfeldern schnell Verantwortung zu übernehmen und operative Stabilität während organisatorischer Veränderungen sicherzustellen.