Interim Payroll
Sicherstellung der Payroll während einer Unternehmensintegration bei der Apollo Optik GmbH
Unternhemen
Apollo Optik GmbH
Branche
Augenoptik
Einleitung
Als Interim Payroll Specialist unterstützte ich die Apollo Optik GmbH in einer Phase organisatorischer Veränderungen und personeller Engpässe. Im Mittelpunkt des Projekts standen die Integration einer neu übernommenen Gesellschaft in die bestehenden Payroll-Prozesse sowie die Sicherstellung der laufenden Entgeltabrechnung. Parallel galt es, personelle Ausfälle innerhalb des Payroll-Teams zu kompensieren und den operativen Betrieb zuverlässig aufrechtzuerhalten.
Ausgangssituation
Durch die Übernahme einer weiteren Gesellschaft mussten neue Mitarbeitende und Prozesse in die bestehende Payroll-Organisation integriert werden. Gleichzeitig führten die Kündigung des Teamleiters sowie krankheitsbedingte Ausfälle zu erheblichen personellen Engpässen innerhalb der Abteilung.
Die Entgeltabrechnung war zusätzlich durch ein hohes Abrechnungsvolumen sowie eine Vielzahl unterschiedlicher Beschäftigungsformen geprägt. Neben Festangestellten mussten regelmäßig Minijobber, Studierende, Praktikanten, Aushilfen und weitere Beschäftigtengruppen mit hoher Fluktuation administriert werden. Fehlende Prozessstandards erschwerten die operative Umsetzung zusätzlich.
Während der Corona-Pandemie mussten zudem kurzfristig gesetzliche Vorgaben umgesetzt und die Kurzarbeit administrativ begleitet werden. Parallel befand sich das Unternehmen gegen Ende des Projekts in einer wirtschaftlich angespannten Situation, wodurch eine besonders zuverlässige und fehlerfreie Personaladministration von hoher Bedeutung war.
Lösung
Ich übernahm eigenverantwortlich die Durchführung der Entgeltabrechnung für einen definierten Mitarbeiterkreis und unterstützte das Payroll-Team bei der Bewältigung des operativen Tagesgeschäfts.
Zu meinen Aufgaben gehörten unter anderem:
- Eigenverantwortliche Durchführung der Entgeltabrechnung für rund 500 Mitarbeitende mit SAP HCM
- Pflege von Stamm- und Bewegungsdaten
- Bearbeitung der Zeitwirtschaft sowie des Bescheinigungswesens
- Betreuung unterschiedlicher Beschäftigtengruppen, darunter Minijobber, Studierende, Praktikanten und Aushilfen
- Ansprechpartnerin für Mitarbeitende, Behörden, Krankenkassen und Sozialversicherungsträger
- Unterstützung bei der Integration einer neu übernommenen Gesellschaft in die bestehenden Payroll-Abläufe
- Sicherstellung einer termingerechten und qualitativ hochwertigen Entgeltabrechnung trotz personeller Engpässe
Ergebnis
Durch meinen kurzfristigen Einsatz konnte die operative Entgeltabrechnung während einer anspruchsvollen Transformationsphase zuverlässig sichergestellt werden. Trotz hoher Arbeitsbelastung, personeller Ausfälle und komplexer Beschäftigungsstrukturen wurden die laufenden Payroll-Prozesse stabil aufrechterhalten.
Darüber hinaus unterstützte ich die erfolgreiche Integration der neu übernommenen Gesellschaft in die bestehende Payroll-Organisation und trug dazu bei, die Arbeitsfähigkeit des Teams auch unter schwierigen Rahmenbedingungen sicherzustellen. Das Projekt unterstreicht meine Fähigkeit, mich schnell in komplexe Unternehmensstrukturen einzuarbeiten und auch in dynamischen Veränderungssituationen verlässliche Ergebnisse zu liefern.