Interim Payroll
Stabilisierung der Payroll-Prozesse bei der PIA Automation GmbH
Unternhemen
PIA Automation GmbH
Branche
Automationslösungen
Einleitung
Als Interim Payroll Specialist unterstütze ich die PIA Automation GmbH bei der Sicherstellung der operativen Entgeltabrechnung während einer Phase personeller Veränderungen. Nach dem kurzfristigen Ausscheiden des zuvor eingesetzten Freelancers übernahm ich ohne Übergabe die Verantwortung für einen kompletten Unternehmensstandort. Ziel des Projekts ist die Stabilisierung der Payroll-Prozesse, die Optimierung der Zusammenarbeit mit dem externen Payroll-Dienstleister sowie die Sicherstellung einer qualitativ hochwertigen Entgeltabrechnung.
Ausgangssituation
Durch den Weggang des bisherigen Freelancers entstand kurzfristig eine personelle Lücke im Payroll-Bereich. Eine strukturierte Übergabe oder Einarbeitung war nicht möglich, sodass sämtliche Aufgaben unmittelbar übernommen werden mussten.
Zusätzlich war die Zusammenarbeit mit dem externen Payroll-Dienstleister durch Abstimmungsprobleme geprägt. Offene Vorgänge – insbesondere im Bereich der betrieblichen Altersvorsorge – hatten zu Bearbeitungsrückständen geführt. Die parallele Nutzung mehrerer Systeme, darunter SAP und BRZ, erschwerte darüber hinaus die Datenaufbereitung und das Reporting erheblich. Viele Auswertungen mussten manuell in Excel zusammengeführt und aufbereitet werden.
Lösung
Ich übernahm eigenverantwortlich die Payroll-Betreuung eines kompletten Standorts und sorgte für eine schnelle Stabilisierung der laufenden Prozesse.
Zu meinen Aufgaben gehören unter anderem:
- Eigenverantwortliche Durchführung und Begleitung der Entgeltabrechnung für einen kompletten Standort
- Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem externen Payroll-Dienstleister
- Analyse und Bearbeitung offener Vorgänge, insbesondere im Bereich der betrieblichen Altersvorsorge
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher, steuer- und tarifrechtlicher Vorgaben
- Konsolidierung abrechnungsrelevanter Daten aus SAP, BRZ und weiteren Systemen
- Erstellung und Aufbereitung komplexer Reports und Auswertungen mit Excel
- Ansprechpartnerin für abrechnungsrelevante Fragestellungen von Mitarbeitenden und internen Fachbereichen
Ergebnis
Durch meinen kurzfristigen Einsatz konnten die Payroll-Prozesse nachhaltig stabilisiert und die Qualität der Entgeltabrechnung deutlich verbessert werden. Bearbeitungsrückstände wurden systematisch reduziert und die Zusammenarbeit mit dem externen Payroll-Dienstleister spürbar effizienter gestaltet.
Trotz der komplexen Systemlandschaft und der fehlenden Übergabe gelang es, den laufenden Payroll-Betrieb ohne Unterbrechung sicherzustellen. Da das Projekt weiterhin erfolgreich fortgeführt wird, unterstütze ich die PIA Automation GmbH auch heute noch bei der Sicherstellung einer zuverlässigen und serviceorientierten Payroll-Organisation.