Interim Payroll

Stabilisierung und Weiterentwicklung des HR Shared Service Centers

Unternhemen

Kurtz Ersa Unternehmensgruppe

Branche

Maschinenbau

Einleitung

Als freiberuflicher Projektleiter und Teamlead HR Shared Service Center unterstützte ich die Kurtz Ersa Unternehmensgruppe bei der Stabilisierung und Weiterentwicklung ihrer operativen HR-Organisation. Dabei verantwortete ich die fachliche und organisatorische Führung eines sechsköpfigen Teams sowie die Sicherstellung zentraler HR-Services für rund 1.800 Mitarbeitende. Ein besonderer Schwerpunkt lag auf der Optimierung der Entgeltabrechnung im SAP-System und der nachhaltigen Stabilisierung der Team- und Prozessstrukturen.

Ausgangssituation

Das HR Shared Service Center befand sich in einer herausfordernden Situation. Eine hohe Fluktuation innerhalb des Teams sowie häufige Wechsel in Führungspositionen hatten zu Unsicherheiten, Wissensverlust und einer eingeschränkten Prozessstabilität geführt. Gleichzeitig waren Rollen und Verantwortlichkeiten nicht durchgängig definiert, was die Effizienz der Zusammenarbeit beeinträchtigte.

Zusätzlich war die Entgeltabrechnung von systemseitigen Herausforderungen geprägt. Das eingesetzte SAP-System wies wiederkehrende Fehler und Inkonsistenzen auf, die zu erhöhtem manuellem Aufwand, zusätzlichen Kontrollen und einem erhöhten Abstimmungsbedarf führten. Die zuverlässige und termingerechte Entgeltabrechnung für rund 1.800 Mitarbeitende sicherzustellen, war daher eine zentrale Aufgabe des Projekts.

Lösung

In meiner Rolle als Teamlead HR Shared Service Center übernahm ich die operative Führung eines sechsköpfigen Teams und etablierte klare Strukturen für die Zusammenarbeit und Prozesssteuerung.

Zu den wesentlichen Aufgaben gehörten:

Fachliche und organisatorische Leitung des HR Shared Service Centers
Stabilisierung des Teams durch klare Führung, Priorisierung und transparente Kommunikation
Sicherung von Fachwissen und Einarbeitung neuer Mitarbeitender in einem von Fluktuation geprägten Umfeld
Analyse, Standardisierung und Optimierung zentraler HR-Prozesse
Verantwortung für die Entgeltabrechnung im SAP-System für rund 1.800 Mitarbeitende
Identifikation und Behebung von Fehlerquellen in den Payroll-Prozessen
Einführung strukturierter Qualitäts- und Kontrollmechanismen zur Sicherstellung einer fehlerfreien Abrechnung
Enge Zusammenarbeit mit HR, Fachbereichen, IT und externen Ansprechpartnern
Begleitung von Veränderungsprozessen und Förderung einer serviceorientierten Teamkultur

Ergebnis

Durch die Stabilisierung der Teamstrukturen und die Einführung klarer Prozesse konnte das HR Shared Service Center als verlässlicher interner Dienstleister neu ausgerichtet werden. Die Zusammenarbeit innerhalb des Teams wurde nachhaltig verbessert, Wissen gesichert und die Servicequalität gesteigert.

Im Bereich Payroll führten die Optimierungsmaßnahmen zu einer höheren Prozesssicherheit und einer deutlichen Reduzierung von Fehlerquellen im SAP-System. Die termingerechte und qualitativ hochwertige Entgeltabrechnung für rund 1.800 Mitarbeitende konnte nachhaltig sichergestellt werden.

Das Projekt schuf die Grundlage für eine effizientere, stabilere und zukunftsfähige HR-Serviceorganisation und leistete einen wesentlichen Beitrag zur Professionalisierung der Personaladministration innerhalb der Kurtz Ersa Unternehmensgruppe.