Interim Payroll
Qualitätssicherung und Stabilisierung der Payroll-Prozesse bei der Topcon Electronics GmbH
Unternhemen
Topcon Electronics GmbH
Branche
Entwicklung und Fertigung
Einleitung
Als Interim Payroll Consultant unterstütze ich die Topcon Electronics GmbH nach dem kurzfristigen Ausscheiden der verantwortlichen Payroll-Spezialistin. Aufgrund einer nur sehr kurzen Übergabe übernahm ich die fachliche Begleitung der Entgeltabrechnung und unterstütze das Unternehmen bei der Qualitätssicherung der Payroll-Prozesse. Im Mittelpunkt stehen dabei die Prüfung der durch den externen Payroll-Dienstleister ADP erstellten Abrechnungen sowie die Sicherstellung einer fehlerfreien Übergabe der abrechnungsrelevanten Daten an die Finanzbuchhaltung.
Ausgangssituation
Mit dem Weggang der verantwortlichen Payroll-Mitarbeiterin verlor das Unternehmen kurzfristig wichtiges Fachwissen. Eine strukturierte Einarbeitung war aufgrund der zeitlichen Rahmenbedingungen nur eingeschränkt möglich. Gleichzeitig musste die Zusammenarbeit mit dem externen Payroll-Dienstleister fortgeführt und die Qualität der Entgeltabrechnung jederzeit sichergestellt werden.
Besondere Herausforderungen ergaben sich an den Schnittstellen zwischen Payroll und Finanzbuchhaltung. Fehlerhafte Zuordnungen von Lohnarten, komplexe Buchungslogiken sowie die Sicherstellung eines fehlerfreien Datentransfers erforderten eine sorgfältige fachliche Prüfung und enge Abstimmung zwischen allen beteiligten Bereichen.
Lösung
Ich übernahm die fachliche Qualitätssicherung der Entgeltabrechnung und unterstütze das Unternehmen bei der Analyse und Optimierung der payrollrelevanten Prozesse.
Zu meinen Aufgaben gehören unter anderem:
- Fachliche Begleitung und Plausibilitätsprüfung der von ADP erstellten Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Unabhängige Prüfung der Entgeltabrechnungen auf fachliche, rechnerische und systemische Richtigkeit
- Analyse und Bewertung von Lohnarten sowie Erarbeitung von Empfehlungen zur Fehlerkorrektur
- Fachliche Überwachung der Schnittstellen zwischen ADP und der Finanzbuchhaltung
- Sicherstellung der technischen und fachlichen Buchungsfähigkeit abrechnungsrelevanter Daten
- Prüfung und Freigabeempfehlung von SEPA-Zahlungsdateien
- Analyse von Abweichungen zwischen Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung sowie Entwicklung praxisorientierter Lösungsvorschläge
- Enge Zusammenarbeit mit Payroll, Finanzbuchhaltung und dem externen Payroll-Dienstleister
Ergebnis
Durch meinen Einsatz konnte die fachliche Qualitätssicherung der Entgeltabrechnung unmittelbar nach dem personellen Wechsel sichergestellt werden. Risiken an den Schnittstellen zwischen Payroll und Finanzbuchhaltung wurden frühzeitig identifiziert und systematisch bewertet, wodurch Fehlerquellen reduziert und die Prozesssicherheit erhöht werden konnten.
Das Projekt unterstreicht meine Expertise in der fachlichen Qualitätssicherung komplexer Payroll-Prozesse sowie meine Fähigkeit, auch ohne umfassende Übergabe kurzfristig Verantwortung zu übernehmen. Insbesondere die Verbindung von Payroll-Fachwissen mit einem tiefen Verständnis für finanzbuchhalterische Zusammenhänge trägt dazu bei, eine zuverlässige und revisionssichere Entgeltabrechnung sicherzustellen.